บริษัท N.A. จำกัด
บริษัท N.A. จำกัด เป็นบริษัท ขายสินค้าประเภทเฟอร์นิเจอร์ บริษัทตั้งอยู่จังหวัดสมุทรสาคร มีผู้ร่วมก่อตั้งบริษัท ด้วยกันสองท่าน จัดขายเฟอร์นิเจอร์ทุกรูปแบบ
ภารกิจหลักของบริษัท
1.บริการขายเฟอร์นิเจอร์
2.ขายเฟอร์นิเจอร์ด้วยราคายุติธรรม
3.ให้บริการที่ดีมีคุณภาพ
วัตถุประสงค์ของบริษัท
1.เพื่อให้การผลิตสินค้ามีคุณภาพสูงและมีมาตรฐาน
2.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น
3.เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน
4.เพื่อการลดงบประมาณในด้านอุปกรณ์ทั่วไป
เป้าหมายของบริษัท
เพื่อคว้าผลกำไลสูงสุด และให้บริการลูกค้าเป็นหนึ่ง
ประธานบริษัท N.A. จำกัด
ประธานบริษัท ทำหน้าที่กำหนดนโยบายบริษัท เพื่อให้การทำงานของบริษัทเป็นไปอย่างคล่องตัว และประสานงานให้ทุกฝ่ายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อดำเนินการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ตลอดจนตรวจสอบงานของฝ่ายต่างๆ เพื่อประสิทธิภาพที่ดีของบริษัท
ปัญหาของระบบจัดการงานเดิม
1. เอกสารบันทึกต่างๆ ถูกบันทึกในรูปแบบกระดาษ ทำให้สินเปลืองงบประมาณ และมีความยุ่งยากในการเก็บและการขนย้าย
2. การตรวจสอบสินค้าการส่ง จำนวน มีการตรวจสอบยากเนื่องจากเอกสารเยอะ ทำให้ยากต่อการค้นหา
3. ยากต่อการค้นหาข้อมูล เช่น ชื่อ การสั่ง และ ประวัติของลูกค้า
4. เมื่อมีลูกค้า ค้างค่าใช้จ่าย จึงยากต่อการตรวจสอบ
วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่
ซึ่งจะเป็นการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นตัวช่วยในการจัดการแก้ไขปัญหาในระบบการทำงานเดิม ซึ่งมีวัตถุประสงค์ดังนี้
1. เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการ ค้นหาข้อมูลเอกสาร ประวัติ เอกสารการซื้อขาย เอกสารสำคัญ ต่างๆ ได้ สะดวกมากขึ้น
2. เพื่อให้ระบบจัดการสามารถตรวจสอบข้อมูล ได้ทั่วถึง
3. ประหยัดงบประมาณด้านทรัพยากร ลดการฟุ่มเฟือย
4. เพื่อให้ข้อมูล การสั่งซื้อถูกต้องชัดเจน และการส่งสินค้าออกนอกมีความชัดเจนมากขึ้น
5. เพื่อให้คลังสินค้ามีความสะดวกมากขึ้น
6. เพื่อให้ข้อมูลของลูกค้า ชัดเจน และถูกต้องมากขึ้น
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. การทำงานของบริษัทเป็นไปอย่างราบลื่น รวดเร็ว
2. ความถูกต้องของการขายสินค้า
3. เพิ่มความรวดเร็วให้กับลูกค้าที่มาติดต่อกับบริษัท
4. มีความทันสมัค น่าเชื่อถือ
5. การทำงานมีการเชื่อม ต่อกันเป็นระบบ สามารถประสานงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อหน้าตาของบริษัท
การดำเนินงานของแต่ละระบบ และปัญหาที่เกิดขึ้นของแผนก
>>ฝ่ายขาย
ดำเนินงานติดต่อกับลูกค้า ด้านการขายสินค้าและ ติดต่อฝ่ายคลังว่าสินค้ามีตามจำนวนตามลูกค้าต้องการ
ปัญหาของแผนกขาย
1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้
1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า
1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
1.3 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บ
เอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน
6. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ
>>ฝ่ายการจัดซื้อ
ดำเนินงาน จัดทำสั่ง ซื้ออุปกรณ์ ต่าง เกี่ยวกับบริษัท
ปัญหาคือ
1.มีเอกสารมาก บันทึกการซื้อต่างๆ มากมาย มีความลำบากในการเก็บเอกสาร พื้นที่จำกัด
2.ข้อมูลมีการสั่งซื้อวัสดุมีการสูญหาย
3.ข้อมูลของบริษัทที่สั่งซื้อวัสดุมีการเปลี่ยนแปลงได้ ทำให้เกิดความแตกต่างของขอมูล และสูญหายของข้อมูล
>>ฝ่ายบัญชี
ดำเนินงานในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ ซึ่งเอกสารที่ใช้มีส่วนประกอบต่างๆดังนี้
- วันเดือนปี ที่รับเงิน
- รหัสผู้ซื้อ
- จำนวนเงิน
- ยอดที่ค้างชำระ
- จำนวนงวดคงเหลือ
- ผู้รับเงิน
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย
7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป
>>ฝ่ายคลังสินค้า
ดำเนินงานในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสสินค้า
- ชื่อสินค้า
- รายละเอียดของสินค้า
- ราคาของสินค้า
- จำนวนของสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. จัดหาอะไหล่ไม่ตรงกับที่ฝ่ายบริการต้องการใช้ในการซ่อม
2. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
4. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร
ข้อดีของการปรับปรุงระบบใหม่
1.ระบบฝ่ายขาย
- ทำให้ทราบรายละเอียดของการขายในแต่ละวัน
- สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าตัวใดที่ถูกขาย และเหลือจำนวน สินค้าเท่าไหร่
- ทำให้มีข้อผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
- สามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่ง รวมถึงระบบทันสมัยมีความน่าเชื่อถือขึ้น
2.ระบบฝ่ายจัดซื้อ
-มีความรวดเร็วในการตรวจสอบสินค้าที่ขาด
-ของใช้ และอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิต จะไม่ขาด
-การผลิตจะรวดเร็วขึ้น งานเสร็จตรงเวลา
3.ระบบบัญชี
-สามารถจัดสรรด้านการเงินได้อย่างมีระบบ
-ทำให้ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินของลูกค้าได้ง่ายขึ้น
- มีความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลการเงิน
4.ระบบคลังสินค้า
- ทำให้ทราบรายละเอียดและจำนวนของสินค้าในคลังสินค้า
- ทำให้การขายสินค้ามีความสะดวกยิ่งขึ้น
- ทำให้ง่ายต่อการค้นหาสินค้าในคลังสินค้า
-ข้อมูลพนักงานเป็นระเบียบเรียบร้อย
ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับกับแผนกจัดซื้อ
1.เมื่อฝ่ายขายทำการขายสินค้าออกและเอกสารข้อมูลตกหล่นทำให้แผนกจัดซื้อไม่สามารถทราบข้อมูลอุปกรณีที่ขาดในบริษัท
2.ถ้าแผนกขายไม่มีเอกสารรายการการจัดซื้อ แผนกจัดซื้อก็ทำการสั่งซื้อสิงค้าได้เช่นกัน
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกบัญชี
1.หากแผนกขายไม่นำเอกสารสั่งซื้อสินค้ามาส่งให้แก่แผนกบัญชี แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2.หากแผนกขายทำเอกสารการชำระเงินของลูกค้าหาย แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
3.หากแผนกขายได้ขายสินค้าไป โดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินของบริษัทไม่เท่ากัน
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกคลังสินค้า
1.หากแผนกขายไม่มีเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าทำให้ฝ่ายคลังสินค้าไม่สามารถตรวจสอบสินค้าได้
2.ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่ามีสินค้าจำนวนเพียงพอหรือไม่
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกบัญชี
1.หากแผนกจัดซื้อไม่มีรายการซื้อสินค้า จะไม่สามารถเบิกเงินกับแผนกบัญชีได้
2.หากแผนกบัญชีไม่มีเอกสารการใช้สินค้า แผนกจัดซื้อก็จะไม่สามารถทราบรายละเอียดในการใช้สินค้าได้
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกคลังสินค้า
1.หากแผนกคลังสินค้าไม่มีรายการใช้วัสดุ แผนกจัดซื้อไม่สามารถระบุจำนวนวัสดุที่ต้องซื้อเข้ามาให้แผนกคลังสินค้าได้
2.หากแผนกจัดซื้อไม่มีเอกสารการสั่งซื้อวัสดุเข้าคลังสินค้า ก็จะไม่ทราบจำนวนวัสดุ
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและแผนกคลังสินค้า
ถ้าหากแผนกคลังสินค้าไม่มีการแจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
แสดงตารางการทำงาน (Function) หรือกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร
แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท
ตารางแสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน้าข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
การจำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
โครงการทั้ง 3 โครงการที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกัน ดังนี้
- โครงการพัฒนาระบบบัญชี มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บข้อมูล เพราะว่าแผนกการบัญชีต้องมีความถูกต้อง และรวดเร็วในการทำงาน จึงควรจะพัฒนาระบบให้เกิดความสะดวกสบายแต่เจ้าหน้าที่ เช่น ทำให้การคิดเงินของระบบเกิดความรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
- โครงการพัฒนาสินค้าคงคลัง มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บสินค้า รวมทั้งสะดวกต่อการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลัง ว่าสินค้าประเภทไหน เหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้า เพื่อไม่ให้เกิดภาวะขาดแคลนสินค้า ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบ เมื่อมีลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้าและไม่ได้รับสินค้าที่ต้องการกลับไป อาจจะทำให้ความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจของบริษัทลดลง
- โครงการพัฒนาระบบการขาย มีวัตถุประสงค์เพื่อให้พนักงานขายสามารถเก็บข้อมูลรายละเอียดของลูกค้า และการขายสินค้าได้ง่าย รวมถึงเวลาเรียกดูข้อมูลในระบบฐานข้อมูลด้วย
ตารางเปรียบเทียบ
เลือกโครงการที่เหมะสม
จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าโครงการพัฒนาระบบการขาย ตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงทั้ง 3 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ดังจะแสดงรายละเอียดในตารางดังต่อไปนี้
ตารางเมตริกซ์
Information System-to-Objectives
จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการและผลประโยชน์ พบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และผลประโยชน์มากที่สุดคือ “โครงการพัฒนาระบบการขาย” รองลงมาคือ โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือก “โครงการพัฒนาระบบการขาย” ซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนในส่วนนี้ได้ และปฏิเสธ (Reject) โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า และโครงการพัฒนาระบบบัญชี เนื่องจากโครงการพัฒนาระบบการขายมีความสำคัญต่อผลประโยชน์ในอนาคตของบริษัทได้มากกว่าระบบทั้ง 2 ระบบ
การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบการขาย ระบบงานคลังสินค้า ระบบบัญชี ระบบซ่อมบำรุงโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก
1.ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
3.จัดตั้งทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง
ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
Dataflow Diagram
